Synology Officeを使用して1つのファイルを同時編集

1つのファイルを同時編集

複数の人でファイルを共有するのに便利なのはNASを用いたファイルサーバーが有名である。ファイルサーバーを使用しなくてもUSBやメールなどでデータを複数の人とやりとりした経験のある人は多い。
しかしパソコンにインストールされているMicrosoft Officeを含めたOfficeソフトではNAS上のデータを含めて1つのファイルを同時に編集すことはできないし、ファイル自体は開けて編集できたとしても異なるバージョンのファイルが複数作成されてしまい、内容の整合性が取れなくなる混乱してしまうことを経験した人は少なく。
今回は企業を含め仕事で複数の人で共同作業を同時に行う際の方法を解説します。

ライセンスの問題

Microsoft Officeではサブスプリクトの特定の契約では1つのファイルを同時にアクセスする方法が存在します。一番低価格のものでエッセンシャルと言う契約があり月額540円かかります。Microsoft Officeのディスクトップ版ではその機能がついておらず、ディスクトップ版のOfficeと同時に使いたい場合はビジネス版のさらに上の契約をしなくてはなりません。
個人で使用場合では事実上使用できません。ですのが会社で買ってもらいライセンスを振り分けてもらう必要があります。
毎回必ず仕事で使用するケースは割とおすすめの方法ですが、稀にしか使用しないケースでは逆にコストがかさみます。

稀に使用するのであれば互換Officeを考える

条件としては
・1台のパソコンを複数の人で使うためのライセンスの問題。
・1つのフィルを同時編集できるかの問題
人数が多くなると人数分のライセンス購入はかなりきつくなります。有名な複数のOSで使用できる無料のOfficeも存在しますがOSが異なるとレイアウトが大きく異なる問題がはっせしました。
次の問題となる1つのファイルを同時編集が可能かに関してはMicrosoft Officeエッセンシャルが可能ですが、1つ目の問題が生じます。

解決策

上記の問題を解決するため複数のソフトを試した結果、選択したのがSynology OfficeをNASのDS918+で運用する方法が全ての問題点をクリアーする事ができました。
Web上で編集するためOSの違いに伴うレイアウトのズレもありません。管理者としてデータの管理などもNAS上で全て行う事ができます(DS918+は別記事を参照してください)。

まとめ

企業を含めて中小規模の組織でOfficeソフトのコストをかけずに文章を管理す時にはおすすめの方法と思います。ただし対外的な文章を共有する場合はMicrosoft Officeがどうしても必要になる場合がありますが、使用する人数が限られているのであればデータの種類によって使い分けるのもいいと思います。
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